Was Ihnen bis jetzt bei abteilungsübergreifender Zusammenarbeit gefehlt hat

Wer im Controlling tätig ist, greift oft auf Excel zurück. Das leuchtet ein, da es sich um ein ziemlich funktionales und intuitives Tool handelt. Wenn es jedoch darum geht, effizienter zusammenzuarbeiten und immer schlankere Planungsprozesse zu erzielen, kommen erste Zweifel an dieser Anwendung auf.

Wir haben uns die Planung mit Excel genauer angesehen und stellen Ihnen unsere Pro-Variante von Excel vor, mit der Sie im Planungsprozess sowohl Zeit, als auch eine Menge Nerven sparen.

Kollaborative Planung als Basis für schlanke und effiziente Planungsprozesse

Um eine Planung effektiv steuern zu können, benötigen wir zuverlässige Echtzeit-Daten. Zum einen helfen uns KI-Lösungen dabei, komplexe Planungsszenarien durchzurechnen und automatisierte Simulationen durchzuführen. Zum anderen gelangen wir durch kürzere und schnellere Planungszyklen an eine solide Datenbasis.

Schnelle und schlanke Planungsprozesse sind aber nur möglich, wenn Daten zügiger und sicherer erfasst sowie transparent und fehlerfrei zusammengeführt werden. Das erfordert insbesondere bei abteilungsübergreifenden Planungen eine reibungslose Zusammenarbeit mithilfe effizienter Tools.

Was uns wieder zu Excel führt, dem meistgenutzten (Quelle: Studie ICV/QVANTUM)) Planungstool in deutschen Unternehmen:

Ist Excel ein geeignetes Tool für die Aufbereitung von Plandaten? Sind wir in der Lage, unseren Planungsprozess mit Excel zu beschleunigen und transparent zusammenzuarbeiten?

Wir stellen Excel auf den Prüfstand:

Das mögen wir an Excel

Microsoft Excel ist nicht umsonst ein sehr beliebtes Planungstool im Controlling. Wir zeigen die Vorteile auf einen Blick:

Startklar: Das Programm wird einfach installiert und Sie können sofort loslegen.

Flexibel: Sie können Tabellen flexibel an neue Bedingungen anpassen und erweitern.

Unabhängig: Sie arbeiten selbständig mit Excel. Zahlreiche Videos, Vorlagen und Tipps aus der Netzgemeinde helfen bei Problemen.

Stabil: Neue Excel-Versionen übernehmen meistens problemlos Ihre Daten – Keine störenden Updates!

So sieht der Planungsalltag mit Excel aus:

• In aufwendiger, manueller Arbeit, werden Planungstabellen aus dem Mastersheet für Abteilungen und User erstellt und hin- und hergeschickt → das ist zeitaufwändig und im schlimmsten Fall gehen Daten beim E-Mail-Ping-Pong verloren
• Planer erstellen Kopien von schreibgeschützten Excel-Dateien, um darin zu arbeiten → Planzahlen sind über mehrere Instanzen verstreut
• Jede Abteilung plant intern mit ihren eigenen Excel-Templates → es kommt nicht zum abteilungsübergreifenden Austausch
• Als Planungsverantwortlicher muss ich den Planungsstatus meiner Kollegen selbst erfragen → Das ist nervig, umständlich und kostet Energie
• Excel-Formeln werden manuell eingegeben → Zahlen können schnell versehentlich geändert oder gelöscht werden und zu fehlerhaften Daten führen
• Ich muss meine Plandaten in Excel manuell zusammenführen, dabei Formeln checken und mögliche Fehler beheben → es geht sehr viel Zeit für die Erfassung der Daten verloren

Wir verbringen mehr Zeit mit den Vorbereitungen und der Organisation als mit der eigentlichen Planung

Unser Fazit: Wir verbringen unnötig viel Zeit mit der Bereitstellung der Plandaten, sowie mit der Kontrolle des Planungsprozesses als damit, unsere Daten zu interpretieren und unserer eigentlichen Rolle als Controller nachzugehen.

Während wir also von Liquiditätssicherung, Risikomanagement und Konkurrenzfähigkeit sprechen, planen wir noch mit fehlerhaften Daten in unterschiedlichen Excel-Tabellen oder mühen uns mit Programmierungen und Reparaturen in Excel ab.

Um dies zu ändern, hat QVANTUM ein Controlling-Instrument auf den Markt gebracht, das intuitiv, stabil und ebenso flexibel wie Excel ist, sich darüber hinaus jedoch eignet, um komplexe und dezentrale Planungen bei zunehmendem Zeitdruck zu meistern. Unsere Cloud-Software ist an Excel angelehnt: Sie kann mit Excel-Tabellen arbeiten und Excel-Berichte erstellen, damit Sie Ihre Daten wie gewohnt veranschaulichen und interpretieren können. Dabei ergänzt QVANTUM die nötigen Features, die eine reibungslose Zusammenarbeit und schnelle schlanke Prozesse im Controlling möglich machen.

Was Excel und QVANTUM gemeinsam haben

Schauen wir uns einmal an, was sich NICHT verändert, wenn Sie unsere Cloud-Software für Ihre Planung nutzen.

• Die Planungssoftware QVANTUM wird ganz einfach in den laufenden Prozess implementiert und kann jederzeit um neue Nutzer erweitert werden.
• Sie planen flexibel in der Cloud – Neue Planungsmodelle können hinzugefügt und bestehende Planungen ergänzt bzw. erweitert werden. In QVANTUM halten Sie hierfür den Planungsprozess per Workflow an, damit es nicht zu Datenverlusten kommt, und öffnen das Modell, in dem Sie Ihre Änderungen einarbeiten möchten. Auf Basis der angepassten Modellierung wird der Planvorgang einfach wieder gestartet.
• Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und an Microsoft Excel angelehnt – Hierdurch arbeiten Sie selbständig in der Software und benötigen weder Experten noch aufwändige Schulungen.
• Wir sind eine reine Cloud-Lösung – Updates und Wartungen sowie damit verbundene Störungen entfallen. Wenn wir neue Funktionserweiterungen entwickelt haben, können Sie diese in jedem Software-Plan direkt nutzen.

Das „Excel Pro“ – So erweitert QVANTUM Ihr Lieblingstool

Wie gelingt es Ihnen mit QVANTUM, Ihre Planung zu beschleunigen, effektiv zusammenzuarbeiten und eine solide Basis fürs Controlling zu schaffen?

Automatisiert

Daten werden in der Cloud zentral erfasst und automatisch zusammengeführt. Dadurch bleiben sie konsistent und transparent und Sie müssen keine manuellen Reparaturen oder Fehlersuchen mehr durchführen.

Konsistent

Mit wenigen Klicks fügen Sie Planungsfaktoren und Planungsszenarien hinzu – dabei sind Flüchtigkeitsfehler und Formelfehler ausgeschlossen.

Sicher

Jeder Mitarbeiter sieht das, was er sehen muss und soll, indem Sie Ihren Kollegen ausschließlich die für sie bestimmte Teilplanung zuweisen. Die Rechtevergabe erfolgt direkt in der Software.

Dezentral

Alle dezentralen Planer arbeiten nur in der ihnen zugewiesenen Vorlage, die fertigen Teilplanungen werden an einer zentralen Stelle in der Cloud automatisch zusammengeführt. Anschließend kann ein Excel-Bericht erstellt werden, entweder als final aggregierte Planung oder aufgeschlüsselt nach verschiedenen Gesellschaften, Ländern und Geschäftsbereichen. Selbstverständlich ist auch eine Anbindung an weitere Quell- und Zielsysteme oder eine Auswertung in Dashboards kein Problem.

Interdisziplinär

Durch die zentrale Datenspeicherung in der Cloud werden Daten aller Abteilungen gesammelt, wodurch   ganz einfach interdisziplinäre Zusammenarbeit möglich wird.

Transparent

Sie können den Fortschritt der Gesamtplanung sowie der Teilplanungen jederzeit einsehen – dadurch müssen Sie nicht ständig bei den Kollegen nachfragen, sondern bekommen den Status in der Cloud immer angezeigt.

Prognostisch

Sie können sich in QVANTUM Forecasts für die von Ihnen gewünschten Zeiträume anzeigen lassen. QVANTUM prüft dabei, ob die Formeln korrekt eingegeben wurden.

Zeiteffizient

Ihre Daten werden automatisch erfasst. Korrekturzeiten entfallen und Sie haben den Kopf und Ressourcen frei, um sich der eigentlichen Rolle als Berater zu widmen und mit den zur Verfügung stehenden Echtzeit-Daten zu arbeiten.

Auf einen Blick

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Das Fazit

Excel im Controlling ist gut, aber es geht besser. Vor allem, wenn wir an abteilungs- und länderübergreifende Planungen denken, deren sensible Daten sicher und jederzeit aktuell sein müssen, damit wir kurzfristige Entscheidungen treffen können, braucht es eine Form der Zusammenarbeit, die automatisiert, interdisziplinär und transparent ist. QVANTUM behält die intuitive und flexible Planungsform von Excel bei und macht es darüber hinaus möglich, wieder mehr mit unseren Daten zu arbeiten, anstatt uns mit der Datenerfassung zu plagen.

Interdisziplinär und smart planen kann so einfach sein!

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Ralf Schall

Success Manager

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