Augen auf bei der Gehaltsplanung: So gelingt die Vorbereitung Ihrer Mitarbeiterjahresgespräche

Tipps, wie Sie Jahresgespräche mit Ihren Mitarbeitern führen können, gibt es bereits wie Sand am Meer. Ein ganz zentrales Thema aber, das dabei in so manchen Unternehmen vernachlässigt wird, ist die Gehaltserhöhung bzw. die Gehaltsdefinition. Und diese hat bereits mancherorts für großen Ärger gesorgt. Vielleicht auch in Ihrem Unternehmen. Wir zeigen Ihnen heute, wie Sie sich richtig auf Ihre Mitarbeiterjahresgespräche vorbereiten und dafür sorgen, dass Ihnen die Gehaltsplanung mit gutem Gefühl gelingt. 

Warum führen Gehaltserhöhungen häufig zu Aufruhr? 

Das Management hat zu viel Gehalt versprochen, aber Sie können das Versprechen nicht halten? Sie bemerken, dass jede Abteilung ihre eigene Suppe kocht und Ihre Gelder willkürlich verteilt werden? Ehe Sie sich versehen, freuen sich die einen über mehr Gehalt, während die anderen leer ausgehen. Vielleicht haben Sie Situationen wie diese bereits selbst in Ihrem Unternehmen erlebt. 

Was hat das alles mit Ihren Mitarbeiterjahresgesprächen zu tun? Sehr viel, denn Sie können bereits bei der Vorbereitung eine Menge unternehmen, damit Ihnen Situationen wie diese nicht widerfahren. Auch wenn Ihre Jahresgespräche erst am Jahresende stattfinden, macht es durchaus Sinn, sich bereits jetzt mit der Vorbereitung auseinanderzusetzen, denn diese erfolgt im besten Fall Hand in Hand mit Ihrer ganzjährigen Planung. 

Bereiten Sie Ihre Abteilungen auf die Jahresgespräche mit Ihren Mitarbeitern vor 

Was meinen wir damit? Stellen Sie sich Folgendes vor: Ihre Zahlen liegen in der Finanzabteilung. Ihr Head of Customer Success hat nicht zwangsläufig Zugang zu Ihren Unternehmenszahlen, geschweige denn einen Überblick über Ihr Personalbudget. Hat sich beispielsweise eine Mitarbeiterin im Support-Team durch herausragende Leistungen oder steigende Verantwortung in einem neuen Posten etabliert, steht für den Head of Customer Success schnell fest, dass ihr Gehalt steigen muss. Der Fokus liegt also auf einer Gehaltserhöhung mit Beginn des neuen Vertrags oder vor Antritt ihres neuen Postens. Problem: Der Head of Customer Success weiß nicht, wie viele Gehaltserhöhungen noch anstehen, wie viele Neueinstellungen zu erwarten sind und ob Ihr Gesamtbudget die Gehaltserhöhung hergibt. Das kann verheerende Folgen haben. Und genau hier können Sie ansetzen. 

Mitarbeiterjahresgespräche, insbesondere Gehaltsgespräche sind Sache des Unternehmens, nicht einzelner Abteilungen 

Welche Vorbereitungen treffen Sie für Ihre Mitarbeiterjahresgespräche? Und wie gehen Sie sicher, dass die geplanten Gehaltsveränderungen im Budget liegen? Sie können sich hierzu zunächst einmal folgende Fragen stellen: 

• Führen Sie vor Beginn Ihrer Mitarbeiterjahresgespräche eine Planung Ihrer Personalkosten durch? 
• Haben Ihre Abteilungen Kenntnis von Ihren aktuellen Personalkosten und Gesamtkosten? 
• Setzen Sie sich mit ALLEN Abteilungen zusammen, bevor Gehaltsgespräche in die Tat umgesetzt werden? 
• Stehen die geplanten Gehaltserhöhungen im Einklang mit Ihren Unternehmenszielen und Ihren Werten im Unternehmen? 
• Ist mit Ihrem Management klar und deutlich kommuniziert, wie viel Budget den Abteilungen für Gehaltserhöhungen und Neueinstellungen zur Verfügung steht? 

Haben Sie mindestens eine dieser Fragen mit nein beantwortet? Dann lesen Sie hier, wie Sie Ihre Abteilungen unterstützen und was Sie wann tun sollten, um sich richtig auf die anstehenden Mitarbeiterjahresgespräche vorzubereiten. 

Befolgen Sie diese Schritte, bevor Sie mit Ihren Mitarbeiterjahresgesprächen beginnen 

1) Gehaltsplanung mit allen Teamleads 

Eine Gehaltsplanung sollte mit allen Abteilungen stattfinden. Daher ist es wichtig, dass Sie sich rechtzeitig vor den Jahresgesprächen mit allen Abteilungen zusammensetzen und sich über die angestrebten und notwendigen Gehaltserhöhungen austauschen.  

Damit Sie schnell eine Übersicht parat haben, können alle Teamleads bzw. Planer aus den einzelnen Abteilungen die relevanten Plandaten in ein gemeinsames Planungsmodell überführen. 

2) Personalkostenplanung mit Soll- und Ist-Werten durchführen 

Führen Sie eine Personalkostenplanung durch, bevor Sie Ihre Gehaltsgespräche führen.  

Lassen Sie dabei alle Ihre Gehaltsplanungen und Vorstellungen einfließen. Jetzt ist die Zeit, um zu überprüfen, wie viel Budget Sie für Ihr Personal insgesamt zur Verfügung haben und wie viel davon für jede Abteilung und die einzelnen Mitarbeiter ausgegeben werden kann. Behalten Sie Ihre Ausgaben im gesamten Jahr im Auge und stellen Sie sicher, dass Sie innerhalb Ihres Budgets bleiben. Dabei kann es helfen, Ihre Personalkostenplanung mit einer agilen Software durchzuführen, da diese Ist- und Soll-Werte jederzeit miteinander abgleicht und auch Prognosen unter Berücksichtigung bekannter Einflussfaktoren durchführen kann. 

3) Hochrechnung in der Gesamtkostenplanung vornehmen 

Was häufig vergessen wird, ist die Kontrolle, inwieweit Ihr Personalbudget im Gesamtbudget liegt.  

Dazu ist es hilfreich, wenn Sie Ihre Kostenstellen im Unternehmen jederzeit im Blick haben und sich zu jeder Zeit im Jahr aktuellen Zahlen bedienen können. Eine große Hilfe sind hier Softwarelösungen, die Ihre gesamte Unternehmensplanung, darunter auch Ihre Kostenstellenplanung und Personalkostenplanung automatisch durchführen. Stehen die Jahresgespräche mit Ihren Mitarbeitern an, können Sie mithilfe der Software innerhalb weniger Tage eine Personalkostenplanung sowie eine automatische Hochrechnung in Ihrer Gesamtkostenplanung vornehmen. 

4) Abgleich Ihrer Gehaltsdefinition 

Je nach Ergebnis Ihrer Hochrechnungen müssen Sie Ihre Gehaltsplanung noch einmal anpassen.  

Bringen Sie Ihre geplanten Gehälter dabei auch in Einklang mit Ihren Unternehmenszielen. Welche Ziele möchten Sie im kommenden Jahr erreichen? Welche Investitionen sind hierzu notwendig? Und in welcher Form möchten Sie Ihre Mitarbeiter wertschätzen und motivieren, damit Ihre Ziele erreicht werden können? 

5) Kommunizieren Sie Ihre Pläne mit Ihren Mitarbeitern 

Denn dadurch können Sie sich eine Menge Ärger und Überraschungen sparen. Teilen Sie Ihre Pläne und Ziele mit Ihrem Management und Ihren Mitarbeitern.  

Kommunizieren Sie, was Ihr Team in Bezug auf eine Gehaltserhöhung und Auszahlungen erwarten kann. Erklären Sie ihm auch, wie viel Geld Ihr Unternehmen in welche Abteilung investiert und mit welchem Ziel dies verbunden ist. 

Abschließende Prüfung Ihrer Zahlen 

Ob Sie Ihre geplanten Gehälter wie gewünscht einsetzen können, hängt am Ende natürlich von Ihren Mitarbeiterjahresgesprächen ab.  

Während die eine Mitarbeiterin vielleicht nicht nachverhandelt, kann es sein, dass der langjährige Produktionsmanager deutlich mehr erwartet als das, was Sie geplant haben. Überführen Sie Ihre neuen Zahlen daher in die Gehaltsplanung und prüfen Sie, wo Puffer entstanden sind, die Sie an anderer Stelle nutzen können.  

Brücke zwischen der Gehaltsplanung und der Gehaltsdefinition 

Ihre Gehaltsplanung lässt sich in einer hierfür vorgesehen Software prima abbilden und anpassen. Die Plandaten der Abteilungen können Sie dabei einfach automatisiert als Vorschlagswerte in die tatsächliche Gehaltsdefinition überführen. Bevor und nachdem Sie Jahresgespräche mit Ihren Mitarbeitern führen und die Werte in das Abrechnungssystem übertragen werden, simuliert Ihnen die Software alle Maßnahmen, damit die Daten der Gehaltsdefinition mit den geplanten Werten abgeglichen sind. 

Fazit 

Zur Vorbereitung der Mitarbeiterjahresgespräche ist es ganz wichtig, zuerst die Personalkosten zu planen und anschließend eine Hochrechnung in der Gesamtkostenplanung vorzunehmen. Und zwar, bevor Sie Gehaltsveränderungen in die Tat umsetzen. 

Mit einer automatisierten Hochrechnung der definierten Ist-Gehälter können Sie Plan- und Ist-Daten besser aufeinander abstimmen – auch in Relation zu weiteren Plandaten der Gesamtunternehmensplanung. 

Unser Tipp: Befolgen Sie vor der Planung Ihrer Jahresgespräche unsere oben genannten Schritte und holen Sie sich Hilfe, indem Sie mit intelligenter und zuverlässiger Software arbeiten. Nur so können Sie Einbußen im Budget verhindern.