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Eine saubere Personalkostenplanung ist wichtig, damit Sie Ihre Mitarbeiterlöhne- und kosten immer im Blick haben, Ihre Personalbudgets anpassen und neues Personal einplanen können. Wir verraten, warum Sie mit gängigen Tools zur Personalkostenplanung aufpassen sollten und wieso Sie Ihre Personalkosten nicht losgelöst von Ihrer Unternehmensplanung betrachten sollten.

Das war wohl nix. HR-Manager Tim geht das Gespräch mit Robert und CEO Daniel nicht aus dem Kopf. Es war schon das dritte in Folge. Das Thema immer dasselbe: Gehaltserhöhung. Wieder und wieder hört Tim Daniels monotone Stimme. „Uns sind die Hände gebunden. Wenn wir Ihnen nun eine Gehaltserhöhung gewähren“, sagt Daniel, während er unruhig in seinem Stuhl hin und her rutscht, „müssen wir dies allen gewähren. Und das übersteigt unsere Kapazitäten.“ Paahh, denkt Tim ärgerlich. Zurecht platzt Robert vor Wut und erklärt uns für verrückt. Wir hatten ihm bei der Einstellung schließlich eine Gehaltserhöhung nach 1 Jahr versprochen. Daniels vorgeschobenes Argument ist ein verzweifelter Versuch, das Wesentliche zu vertuschen. Dass wir uns schlicht und einfach verkalkuliert haben. Robert hat alles Recht auf seine Gehaltserhöhung. Nicht nur seine Leistung ist höchst zufriedenstellend. Nein, wir haben es ihm vertraglich zugesichert. Aber wir können uns die Gehaltserhöhung nicht leisten. Während er das denkt, schlägt Tim die Hände über dem Kopf zusammen. Wie konnte das passieren?

Wir wissen, wie das passieren konnte. Was Sie hier lesen, ist ein klassisches Phänomen einer isolierten Personalkostenplanung in Unternehmen. Was genau meinen wir damit?

Fangen wir vorne an:

Rechnen Sie noch oder planen Sie schon?

Was gehört alles zur Personalkostenplanung?

Wenn Sie neues Personal einstellen, ist die Freude groß. Eine neu besetzte Funktion bereichert nicht nur Ihr Team, sondern bringt auch Ihre Produktivität voran. Was aber auch auf Sie zukommt, sind Kosten und die sollten zuvor gut geplant sein.

Schauen wir uns an, welche Personalkosten zusammenkommen:

  • Monatliche Gehälter
  • Lohnnebenkosten
  • Weihnachts- und Urlaubsgeld
  • Versicherungskosten
  • Fahrtkosten
  • Überstundenvergütung
  • Gehaltserhöhungen
  • Weiterbildungskosten
  • etc.

Haben Sie diese Kosten im Blick? Die meisten Unternehmen nutzen spezielle Tools, um alle ihre Personalkosten aufzulisten und damit ihr Personalbudget zu planen.

Aber Vorsicht: Kalkulationsfehler wie in Tims Firma werden auch dann auftreten, wenn alle Personalkosten sauber und ordentlich aufgereiht wurden.

Damit Sie wissen, welches Personalbudget Ihnen zur Verfügung steht, jetzt und in den kommenden Jahren, benötigen Sie entscheidende Daten, die in gängigen Tools nicht oder nur lückenhaft einbezogen werden können.

Verzweifeln Sie nicht! Es gibt eine einfache Lösung für Ihre Planung!

Wie kann ich meine Personalkosten im Voraus planen?

Ihre Personalkosten können stark schwanken. Abhängig vom Arbeitsmarkt, neuen Tarifen und der Mitarbeiterfluktuation werden sie mal niedriger, mal höher ausfallen.

Damit Sie wissen, wie sich Ihre Personalkosten im Unternehmen über die kommenden Jahre entwickeln und ob Sie die Kapazitäten haben, um neues Personal einzustellen, sollten Sie folgende Faktoren kennen:

  • Überlegen Sie, wie Sie Ihre aktuellen und zukünftigen Gehälter und Gehaltssteigerungen gestalten möchten und welche Boni sowie Zusatzleistungen Sie Ihren Mitarbeitern bieten möchten.
  • Schauen Sie sich die Entwicklung Ihrer Personalkosten in den vergangenen Jahren an
  • Beziehen Sie Ihre Erfahrungswerte bezüglich interner und externer Einflussfaktoren in Ihre Planung mit ein

Im Idealfall nehmen Sie eine Schätzung vor, die auf vergangenen Werten beruht und neue Entwicklungen berücksichtigt.

Mithilfe dieser Daten können Sie eine erfolgreiche Personalkostenplanung durchführen.

Was Sie jetzt jedoch noch NICHT wissen, ist, ob die berechneten Kosten in Ihr Gesamtbudget passen. Und hier entstehen Probleme, wie wir sie im Falle von Tim sehen.

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Ohne sie funktioniert keine Personalplanung

Stellen Sie sich vor, Sie haben Ihr Personalbudget geplant und plötzlich springen Ihnen wichtige Kunden oder Lieferanten ab. Das wirkt sich nicht nur fatal auf Ihre Gesamtausgaben aus, sondern führt auch dazu, dass Sie die geplanten Gehaltserhöhungen oder neu zu besetzenden Posten unter Umständen nicht mehr realisieren können.

Die Voraussetzung für eine realistische Personalplanung ist also eine Echtzeit-Übersicht über Ihre gesamten Kosten und Einnahmen unter Berücksichtigung aktueller Marktentwicklungen. Denn die Personalplanung steht nicht für sich allein, sondern ist immer abhängig und ein Teil Ihrer Gesamtplanung. Wie können Sie Ihre Personalplanung sicherstellen? Vernetzen Sie Ihre Personalkostenplanung mit Ihrer operativen, vertrieblichen und finanziellen Planung, um Rückschlüsse auf Ihre Personalplanung ziehen zu können.

Insbesondere in VUCA-Zeiten setzen Unternehmen vermehrt auf ganzheitliche Lösungen, um die Daten der unterschiedlichen Abteilungen in eine Gesamtübersicht zu bringen. So können alle Abteilungen bestmöglich kooperieren und strategische sowie personelle Entscheidungen aufgrund einer soliden Datenbasis durchgeführt werden.

Finden Sie die passende Software für Ihre Personalkostenplanung

Ob für Ihre Kostenplanung, Vertriebs- und Umsatzplanung oder Ihre GuV-Planung. In einer Cloud-Software zur Unternehmensplanung werden alle notwendigen und relevanten Daten erfasst, ohne dass Sie extra Aufwand betreiben müssen. Sie brauchen Ihre Planzahlen weder rundschicken, noch müssen Sie lang auf Ihre Daten warten, um Analysen und Berichte zu erstellen. Ihre Personalkosten können Sie ganz einfach und mit wenigen Klicks einsehen und in Zusammenhang mit Umsatz, Zielen und Ihrer Vertriebsstrategie bringen.

Seien Sie sicher, bevor Sie neues Personal einstellen.

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