Software-Implementierung: Ihre Checkliste für eine erfolgreiche Umsetzung

Die Implementierung einer neuen Software im Unternehmen will gut geplant sein. Frust beim Arbeiten in der neuen Software, Probleme bei der Datenanbindung oder unnötige Verzögerungen bei der Einführung braucht niemand. Wir führen Sie durch die wichtigen Phasen der Software-Implementierung, damit Sie gut vorbereitet sind und Ihre Software-Implementierung erfolgreich abwickeln können. 

Wie viele Checkmarks können Sie setzen?

Ziele und Anforderungen definieren 

Fragen Sie sich, warum Sie die neue Software einführen möchten. Welche Probleme, die Sie haben, möchten Sie mit der neuen Software beheben? 

Welche Ziele wollen wir mit der Implementierung der Software erreichen? 

Beispiele können sein: 

• Automatisierung 
• Datentransparenz 
• Höhere Datengenauigkeit 
• Aktualität der Daten 
• Verbesserter Workflow 
• Erhöhte Planungsgeschwindigkeit 
• Zuverlässige Analysen 
• Verbesserte Kommunikation zwischen den Abteilungen 
• Sicherer Datenaustausch 
• Erhöhter Schutz Ihrer Daten 

Welche Anforderungen haben wir an die neue Software? 

Stellen Sie sich hierzu die folgenden Fragen: 

• Welche Abteilungen und Personen sollen mit der neuen Software arbeiten? 
• Welche Planungen möchten wir mit der neuen Software abdecken? 
• Über welche Features soll die neue Software verfügen? 
• Was erwarten wir von der Aufmachung des Dashboards? 
• Welche Systeme wollen wir an die neue Software anbinden? 
• Können die Use Cases flexibel angepasst werden? 
• Können wir unsere bestehenden Daten importieren? 

Führen Sie eine Marktanalyse durch 

Für welchen Software-Anbieter werden Sie sich entscheiden? Um diese Frage zu beantworten, recherchieren Sie, welche Software-Lösungen die gewünschten Features mitbringen und mit welcher Software-Lösung Sie Ihre Ziele erreichen können. Informieren Sie sich neben der Prüfung der Kaufkriterien auch über den Ablauf, die Dauer und den Aufwand der Implementierung.   

Onboarding-Prozess ermitteln 

Fragen Sie beim Anbieter nach, wie das Onboarding abläuft: 

• Wie werden Sie und Ihre Mitarbeiter eingebunden? 
• Wie sehen die einzelnen Schritte bis zur Software-Implementierung aus? 
• Inwieweit werden Sie mit dem Software-Anbieter zusammenarbeiten, damit die neue Software den gewünschten Anforderungen entspricht? 
• Wird die Besprechung Ihrer Software remote oder vor Ort abgewickelt? 

Vielleicht werden Sie lediglich E-Mails und Dokumente austauschen. Oder aber Sie durchlaufen eine Reihe gemeinsamer Meetings und Besuche. Beachten Sie auch die anfallenden Kosten, die für die Vergütung von Arbeitstreffen, Beratungen sowie die Bereitstellung von Entwicklern und Beratern in Ihrem Unternehmen anfallen können.   

Benötigen Ihre Mitarbeiter zuerst eine Schulung oder eine Weiterbildung, um mit der neuen Controlling-Software arbeiten zu können? Auch diese Frage sollten Sie vorab klären und entsprechend entscheiden, welche Software für Ihr Unternehmen in Frage kommt. 

Ressourcen für die Software-Implementierung planen 

Anders als bei der Einführung eines neuen Messenger-Tools oder eines Projektverwaltungstools wie Asana wird eine ganzheitliche Planungssoftware passgenau für Ihr Unternehmen entwickelt. Das erfordert einen Austausch über Ihren Ist-Stand, Ihre Abläufe, Prozesse, Ziele und Wünsche. Planen Sie Ihre Ressourcen sorgfältig, damit Sie wissen, wie viel Zeit, Personal und Budget Ihnen für die Software-Implementierung zur Verfügung stehen. 

Hierzu können Sie die folgenden Fragen beantworten: 

• Wann soll die Software spätestens zum Einsatz kommen? 
• Welche Abteilungen sind von der Einführung der neuen Software betroffen? 
• Wie viel Zeit müssen Sie und die betroffenen Mitarbeiter (darunter auch Projektleitung) wöchentlich für die erfolgreiche Software-Implementierung aufbringen? 
• Wie viel Zeit kann Ihr Unternehmen für das Onboarding tatsächlich freischaufeln? 
• Sind die betroffenen und verantwortlichen Mitarbeiter während des Onboardings vor Ort? 
• Wie viel Budget steht Ihnen einmalig bzw. monatlich zur Verfügung, um die Nutzung der Software inkl. Support zu gewährleisten? 

Projektleitung für die Software-Einführung bestimmen 

Bestimmen Sie jemanden, der den Prozess der Software-Implementierung koordiniert und kontrolliert. Diese Person ist die Leitung des Projekts. Das bedeutet, sie steuert den Prozess, um die Software-Einführung erfolgreich abzuschließen, und ergreift Initiativen, um die Software-Implementierung zu bewerten. Im besten Fall regelt sie darüber hinaus den Kontakt zum Software-Anbieter. Sie beantwortet Fragen, bindet die betroffenen Mitarbeiter ein, plant ggfs. Meetings und Schulungstermine mit den Abteilungen, Entscheidern und Entwicklern des Software-Anbieters. Sollten sich Fragen und Probleme ergeben, ist die Projektleitung erste Ansprechperson. Indem Sie eine feste Fachkraft für das Projektmanagement einplanen, können Sie verhindern, dass Informationen innerhalb der Abteilung falsch oder unvollständig weitergegeben werden, und garantieren, dass die Implementierung Ihrer Software zeitig und erfolgreich abgewickelt wird. 

Nutzen und Erwartungen kommunizieren 

Sie und die Projektleitung der Software-Implementierung sind dafür verantwortlich, alle betroffenen Mitarbeiter mit ins Boot zu holen. Das heißt, es ist Ihre Aufgabe, klar und verständlich zu kommunizieren, warum und mit welchem grundlegenden Ziel die neue Software eingeführt wird. Wieso ist das so wichtig? Es gibt immer Mitarbeiter, die neue Produkte und Abläufe ablehnen oder einfach nicht ernst nehmen. Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter fortan nur noch in der neuen Software planen, sollten Sie die Software als Teil einer neuen Unternehmenskultur betrachten, die von nun an erste Priorität hat. Führen Sie Ihren Mitarbeitern die Vorteile und Ersparnisse durch die neue Software vor Augen. So können Sie sie dazu motivieren, den Prozess zu unterstützen. Erwähnen Sie, falls vorhanden, die Möglichkeit einer Testphase und Schulungen, damit Ihre Mitarbeiter wissen, dass sie beim Prozess begleitet werden und dass ihre Meinung bei der Entscheidung zählt. 

Software ausführlich testen 

Sie wollen natürlich nicht die Katze im Sack kaufen. Daher sollten Sie prüfen, dass Sie mit der neuen Software Ihre gewünschten Planungen durchführen und die gewünschten Szenarien darstellen können. Fragen Sie nach, ob Sie und Ihre Mitarbeiter die Software zuvor testen können. So gewährleisten Sie, dass sich die neue Planungssoftware für Ihre Arbeitsabläufe eignet und Ihren Abteilungen effizient helfen kann. 

Ist die Software selbsterklärend? Übersichtlich? Effizient? Technisch einwandfrei? 

Zeitplan erstellen 

Legen Sie fest, wann Sie mit der Nutzung Ihrer neuen Software starten möchten und wann Ihre Mitarbeiter Schulungen durchführen können. Nehmen Sie in Ihrem Zeitplan alle Schritte auf, die anfallen. Meetings, in denen Sie die Software vorstellen und Abstimmungen vornehmen. Briefings und Arbeitstreffen mit dem Software-Anbieter. Testphase. Interne und externe Schulungen zur Einführung der Software. Retro-Meetings zur Nutzung der Software. 

Go-Live 

Jetzt wird es spannend. Bevor Sie aber Ihre neue Software starten, sollten Sie noch die Rechtevergabe regeln, damit Ihre Mitarbeiter nur die Daten sehen, die für sie wirklich relevant sind. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Mitarbeiter Zugang haben und die neue Software ohne Probleme nutzen können. 

Monitoring 

Sie haben Ihre neue Software im Einsatz? Zurücklehnen sollten Sie sich allerdings noch nicht. Zuerst sollten Sie herausfinden, ob die Software-Implementierung tatsächlich erfolgreich war und die gewünschten Ergebnisse mit sich bringt. Überwachen Sie die Nutzung der Software und überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob die Planungen und Prozesse reibungslos ablaufen. 

Darauf ist zu achten: 

• Nahtlose Integration in die bestehenden Systeme 
• Nutzerakzeptanz 
• Technische Funktionen 
• Übersichtlichkeit 
• Effizienz 

Zeit, um Ihre zuvor gesetzten Ziele zu messen und die Ergebnisse zu präsentieren. Auch hier ist eine Koordination durch die Projektleitung unbedingt erforderlich. 

Software optimieren 

Software-Anbieter bieten entwickeln häufig einen Prototyp, den Sie schließlich an Ihre Bedürfnisse anpassen können, damit das Planungsmodell am Ende Ihren Anforderungen entspricht. Fragen Sie bei Ihrem Anbieter nach den Möglichkeiten. 

Fazit 

Eine saubere Vorbereitung und Planung kann entscheidend sein, wenn Sie planen, eine neue Software im Unternehmen einzuführen. Mithilfe unserer Checkliste zur Software-Implementierung sorgen Sie dafür, dass Ihre neue Software rechtzeitig zum Einsatz kommt, die Integration reibungslos verläuft und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden, damit Sie und Ihre Mitarbeiter zufrieden und effizient arbeiten können.