Effiziente Unternehmensplanung: Warum Automatisierung die Antwort ist

Hinterfragen Sie Ihre Unternehmensentscheidungen in regelmäßigen Abständen? Oder können Sie den Hype für moderne Ansätze der Optimierung von Arbeitsprozessen noch nicht richtig greifen? Eine mögliche Antwort, die Aufschwung in Ihrer Unternehmenssteuerung bringt, könnte hinter dem Stichwort Automatisierung auf Sie warten.

In diesem Blogbeitrag wollen wir Ihnen übersichtlich den Ansatz der Automatisierung erklären und die vielen Vorteile und Potenziale für Ihr Unternehmen aufzeigen. Denn wer nicht jetzt den Wechsel auf zukunftsorientierte Unternehmensprozesse bewerkstelligt, wird schon bald von seinen Mitstreitern abgehängt und kann sich folglich nicht mehr am Markt beweisen. Damit das nicht passiert, sind wir nun zur Stelle.

Was heißt Automatisierung eigentlich?

Die Automatisierung von Arbeitsprozessen ist der entscheidende Grundpfeiler von Industrie 4.0 und dem durch Digitalisierung hervorgerufenen Wandel. Sie beschreibt die Einführung von Prozessen in verschiedene Arbeitsbereiche, die sich durch autonome Arbeitsabläufe auszeichnet. Dabei kommt die Komponente Mensch möglichst wenig zu tragen, da die Steuerung, Regelung und teilweise auch die Kontrolle selbstständig erfolgt. Derartige Technologien können Hardware wie Maschinen oder Software wie neue Programme und Apps sein. Neuste Entwicklungen im KI-Bereich eröffnen die Möglichkeit, durch selbstlernende Algorithmen Automatisierung noch effizienter zu gestalten. Menschen nehmen dann nur in den kritischen Aspekten die überwachende Rolle ein, während die Regulation und Organisation vollständig automatisiert abläuft. Eine vollständig automatisierte Umgebung beschleunigt die Bereitstellung ihrer Ressourcen von Wochen im besten Fall auf weniger als einen Tag.

Im Falle der Geschäftsprozess-Automatisierung werden beispielhaft die Kern-, Management- und weitere unterstützende Prozesse automatisch ausgeführt und einer ständigen Verbesserung unterzogen. Bei der Automatisierung im Kontext der IT, werden Software und Systeme entwickelt. Durch die Verbreitung von virtualisierten Netzwerken und Cloud-Services ist eine Automatisierungsstrategie dabei unabdingbar.

Warum überhaupt Veränderung?

Die Unternehmensprozesse zu automatisieren, heißt auch, die Gesamtleistung des Unternehmens zu optimieren. Das wiederum könnte in der heutigen, schnelllebigen Welt, die von Wachstum und Profit lebt, nicht entscheidender sein. Veränderungen der Arbeitsprozesse sind für viele noch gedanklich mit Mehrarbeit und Stress verbunden. Warum Änderungen durchführen, wenn es doch gerade auch irgendwie funktioniert?

Um auch morgen noch am Markt mitspielen zu können, werden Sie nicht drumherum kommen, auf moderne Arbeitsprozesse umzusteigen. Denn veraltete Arbeitsmuster sind vielleicht heute noch praxisrelevant, aber ganz sicher nicht mehr praktikabel. Die Absatzzahlen von gestern, sind heute schon obsolet. So wissen Sie nie so ganz, wie Sie gerade aufgestellt sind. Vorplanen und Entscheidungen treffen, die erst in Monaten greifen ist so schlichtweg unmöglich. Planungszyklen frequent zu halten, wird zur Sisyphusarbeit. Freunden Sie sich mit der Vorstellung an, für das bestmögliche Outcome für Ihr Unternehmen, den vermeintlich sicheren Tellerrand zu verlassen. Und das nicht nur einmal, sondern immer wieder. Klingt nach viel Arbeit?

Das muss nicht die Realität sein. Tätigen Sie den ersten Schritt Richtung Automatisierung, ist die tagesaktuelle Situation Ihres Unternehmens täglich für Sie einsehbar. So wissen Sie nicht nur, auf welches Terrain Sie sich mit einer Unternehmensentscheidung begeben, welches Risiko Sie vielleicht eingehen und welche Chancen Sie noch heute ergreifen können, sondern können sich auch sicher sein, dass morgen eine genauso transparente Ansicht für Sie verfügbar sein wird.

Die vielen Gründe, warum es sich lohnt

Gerade im Mittelstand werden große Teile der Arbeitsprozesse noch auf dem klassisch manuellen Weg durchgeführt und Automatisierung oft kritisch beäugt. Besonders für KMUs lohnt sich der Umstieg jedoch sehr, da die Vorteile auch ohne hohen Kostenaufwand und reichlich erfahrenes IT-Fachpersonal greifbar sind. Was sich zunächst nur nach der Einsparung von Arbeitskräften anhört, hat aber noch weitere Pluspunkte zu bieten.

Ihre allgemeine Produktivität steigt

Ein entscheidender Vorteil liegt auf der Hand: Die Gesamtproduktivität des Unternehmens steigt, wenn von automatisierenden Prozessen Gebrauch gemacht wird. Systeme, die rund um die Uhr arbeiten, werden nicht müde, brauchen weder Pausen noch Urlaub. So steht den aktuellen Absatzzahlen kein Personalmangel im Weg. Des Weiteren kann man von einer viel geringeren Fehlerquote ausgehen, wenn die Arbeitsschritte nicht mehr manuell durchgeführt werden. Die Schnittstellen, an denen es zu Missverständnissen kommen kann, werden durch die Automatisierung auf das Mindestmaß reduziert.

Hohe Mitarbeiterzufriedenheit führt zu höherer Wettbewerbsfähigkeit

Ihre Mitarbeiter wiederum, können sich komplexeren Aufgaben zuwenden, was die Wertschöpfung Ihres Unternehmens optimiert. Währenddessen steigt die Mitarbeiterzufriedenheit, weil keine Zeit mehr für lästige Routineaufgaben und wiederkehrende Pflegearbeiten verschwendet werden muss. Mitarbeiter fühlen sich gesehen und wertgeschätzt, wenn Ihr Wachstum durch neue, spannende Aufgaben gefördert wird. Erhöhte Produktivität durch Automatisierung und zufriedenere Mitarbeiter führt zu erhöhter Wirtschaftlichkeit. Dies wiederum führt zu erhöhter Wettbewerbsfähigkeit. Ganz nebenbei wird so der ROI (Return on Investment) reguliert und verbessert. Produktionsziele werden schneller erreicht und das mit deutlich weniger Ressourcen.

Flexibilität auf dem Höchstniveau

Wer auf Automatisierung setzt, wird nicht nur produktiver, sondern auch flexibler. Agilität ist eine Eigenschaft, die in den stürmischen Zeiten von Pandemien, Fachkräftemangel und Inflation nicht wichtiger sein könnte. Wenn überraschende Engpässe in Ihrer Produktion auftreten oder sich Ihre Mitarbeitersituation ändert, können Sie Ihren Kurs halten, während andere diesen noch nicht mal gesetzt haben.

Gewinnen Sie dazu, während Sie sparen

Nebenbei spart die Automatisierung eins der wichtigsten Güter effizient aufgestellter Unternehmen: Zeit. Die täglich anfallende Arbeit kann strategisch sinnvoller aufgeteilt werden und erlaubt so andere Arbeitsprozesse, die tatsächlich die Expertise der Mitarbeiter benötigen, zu priorisieren. Zudem sind sie bezüglich Deadlines losgelöster, da diese automatisch eingehalten werden.  

Mehr Transparenz für Ihren Betriebsalltag

Was ebenfalls Zeit spart, ist Transparenz. Übersichtlichkeit in den Kennzahlen bestimmt den Betriebsalltag. Je transparenter die Werte aufgearbeitet sind, desto effizienter kann ihr Unternehmen agieren und Handlungsschritte ableiten.  Tagesaktuell und auf Abruf transparente Zahlen zu präsentieren ist dank Automatisierung kein Wunschdenken mehr. Ohne weitere Hilfe füttert sich Ihre Unternehmensplanung automatisch mit den neusten Ergebnissen aus den Eingaben Ihrer Mitarbeiter und generiert transparent neue Handlungsempfehlungen. Diese können daraufhin direkt automatisiert weiterverarbeitet werden.

Für eine gelungene, schrittweise erfolgende Automatisierungsstrategie sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

1. Nehmen Sie zuerst eine IST-Analyse vor: Welche Workflows gibt es aktuell? Wie effizient sind diese?

   • Wo sind die größten Potentiale in Ihrem Unternehmen?
   • Was ist der SOLL-Zustand im Unternehmen? Wo und wie sollten Sie Tätigkeiten verbessern, um die Effizienz zu steigern?

2. Erstellen Sie eine SWOT-Matrix: Was sind die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken bei Ihrem Vorhaben?

   • Verfassen Sie ein Konzept und erarbeiten Sie eine Strategie. Setzen Sie sich messbare Ziele.

3. Sind alle Aspekte geklärt, heißt es die Prozessautomatisierung geplant und überwacht einzuführen.

Natürlich lösen sich die Herausforderungen für Ihr Unternehmen nicht urplötzlich in Luft auf, nur weil Sie sich entscheiden Ihre Arbeitsprozesse zu automatisieren. Denn automatisierte Prozesse liefern nur die Qualität, auf die Sie eingestellt sind.  Wichtig ist und bleibt die Vorbereitung und Pflege neuer Arbeitsmuster. Durch einen stetigen Vergleich zwischen Soll und Ist, können die erzielten Erfolge bewertet werden. Bei Bedarf, wird nachjustiert. Wird die Implementierung nicht sorgfältig geplant, riskieren Sie, die Loyalität Ihrer Mitarbeiter zu verlieren und zusätzliches Chaos in Ihr Unternehmen zu bringen.

Wie sie das meiste aus der Implementierung herausholen

Förderlich ist zudem der parallele Umstieg auf zentrale Datensysteme, wie einer gemeinsamen Planungssoftware. So kann durch Automatisierung noch weitaus mehr aus dem Status Quo herausgeholt werden. Zentrale Systeme bieten eine optimale Grundlage für höhere Automatisierungsgrade. Kommunikationsprozesse fallen erheblich einfacher, wenn alle Abteilungen auf dieselbe Grundlage an Daten zurückgreifen. Ist dieser Nährboden gegeben, profitieren Sie in Ihrem Automatisierungsprozess von noch besseren Ergebnissen.

Die Einführung einer neuen Planungssoftware richtet sich dabei nach Ihren Bedürfnissen und Zielen. So wird Ihre bisherige Planung beschleunigt und automatisiert. Sie erfassen Ihre Daten mithilfe der cloudbasierten Controlling-Software in einer transparenten und konsistenten Form, die eine schnelle, agile und effektive Steuerung auf Sicht möglich macht. Um sichergehen, dass Ihr Team gern mit der Software arbeitet und alle Anforderungen erfüllt werden, findet ein Onboarding in Form gemeinsamer Briefings mit uns statt. In einem gemeinsamen Workshop entsteht ein erster Prototyp, den Sie den Steakholdern präsentieren können. Anschließend wird innerhalb weniger Tage ein maßgeschneidertes Planungsmodell entwickelt, damit Sie mit der Planung von morgen loslegen können. Lesen Sie jetzt mehr zum Onboarding-Prozess.

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