Personalkostenplanung im Fokus: Controlling oder HR – Wer hält die Zügel in der Hand?

Die Personalkostenplanung ist einer der wichtigsten Aufgaben im Unternehmensmanagement, doch oft umstritten ist die Entscheidung welchem Bereich sie zugeordnet werden sollte. Eine der entscheidenden Fragen dabei ist, welche Abteilung – HR oder Controlling – die Verantwortung trägt. In diesem Blogartikel beleuchten wir die Vor- und Nachteile beider Ansätze und wie eine effektive Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen gestaltet werden kann.

Wer ist für die Personalkostenplanung zuständig?

Erfahrungswerte zeigen, dass die Verantwortung für die Personalkostenplanung in 90% der Fälle bei der HR-Abteilung liegt, während nur 10% diese Aufgabe dem Controlling überlassen. Diese Verteilung zeigt deutlich, dass HR traditionell als Hüter der Personalkostenplanung gilt, doch warum ist das so?

HR vs Controlling

Vorteile, wenn die HR-Abteilung die Personalkostenplanung durchführt

Die HR-Abteilung hat direkten Zugriff auf die Stammdaten der Mitarbeiter und ist somit bestens positioniert, um genaue und vertrauliche Daten in die Planung einzubeziehen. Dies schließt Informationen ein, die für das Controlling oft nicht zugänglich sind. Zudem kann die HR-Abteilung schnell auf Veränderungen und Anforderungen im Personalbereich reagieren, beispielsweise bei der Umsetzung von Recruiting-Maßnahmen. Dies stellt sicher, dass die Personalkostenplanung stets aktuell bleibt.

Vorteile, wenn Controlling die Personalkostenplanung übernimmt

Auf der anderen Seite bringt das Controlling oft eine höhere Datenaffinität und ein umfangreiches Planungs-Know-How mit. Die Gesamtverantwortung über die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) liegt ebenfalls im Controlling, was bedeutet, dass diese Abteilung ein starkes Interesse an einer klaren und präzisen Personalkostenplanung hat. Das Controlling kann so sicherstellen, dass die Personalkosten im Einklang mit den finanziellen Gesamtzielen des Unternehmens stehen. Dadurch kann das Risiko für beispielsweise einen zu hohen Einsatz der Personalkosten minimiert werden.

Zusammenarbeit zwischen HR und Controlling

In der Praxis arbeiten HR und Controlling jedoch häufig kaum zusammen. Idealerweise würde das Controlling die Anforderungen an die Detailtiefe der Planung stellen und die HR-Abteilung diese umsetzen. Für eine integrierte Planung müssen Daten zwischen den Abteilungen ausgetauscht werden, was oft an der Praxis scheitert. Der Datenaustausch erfolgt meistens über einfache Tools wie Excel, obwohl der Wunsch nach spezialisierten Softwarelösungen wie QVANTUM besteht. Die HR-Abteilung ist in der Regel für die operative Durchführung der Personalkostenplanung zuständig, während das Controlling die Integration in die GuV übernimmt. Diese Aufgabenteilung kann zu Herausforderungen führen, insbesondere wenn es um die Kenntnis und das Verständnis spezialisierter HR-Themen durch das Controlling geht.

Herausforderungen und Lösungsansätze

Wenn die HR-Abteilung die Personalkostenplanung übernimmt, muss oft zusätzliches Planungs-Know-How aufgebaut werden. Hier können vorgefertigte Softwarelösungen eine erhebliche Hilfe darstellen. Auf der anderen Seite muss das Controlling tiefgehende Kenntnisse über HR-spezifische Themen erlangen, wenn es die Personalkostenplanung übernimmt. Dadurch entstehen auf beiden Seiten unterschiedliche Herausforderungen.

Einfluss der Unternehmensstrategie und -kultur

Die Entscheidung, welche Abteilung für die Personalkostenplanung verantwortlich ist, wird stark von der Unternehmensstrategie und -kultur beeinflusst. Ein wichtiger Aspekt ist hierbei die Data Governance, also die Frage, wer welche Daten sehen darf. Da das Controlling bereits viele Daten kennt, bleibt die Gehaltsdatenverwaltung oft bei der HR-Abteilung.

Rolle technologischer Tools

Technologische Tools spielen eine wesentliche Rolle in der Personalkostenplanung. Viele kleine und mittelständische Unternehmen nutzen noch Excel, doch zukünftig wird der Einsatz spezialisierter Softwarelösungen immer notwendiger. In den meisten Fällen verwaltet die HR-Abteilung diese Software. Da der Markt immer komplexer wird, sind smarte All-in-One-Softwarelösungen wie QVANTUM das Konzept der Zukunft.

Datenüberprüfung und -aktualisierung

Die Personalkostenplanung wird typischerweise ein- bis viermal pro Jahr überprüft und aktualisiert. Danach liegen die Daten beim Controlling in der GuV und werden monatlich dem Ist-Zustand gegenübergestellt, wobei die HR Abteilung oft kein Feedback zu diesen Daten erhält. Dieser Prozess ist sehr unübersichtlich, da die Abteilungen nur für sich arbeiten ohne die Details zu überprüfen oder Rückmeldung zu geben. Ähnlich wie die Kommunikation zwischen zwei Ehepartnern manchmal zu gering ist, ist auch hier deutlich mehr Zusammenarbeit notwendig.

Fazit

Ob jetzt die HR-Abteilung oder das Controlling die Personalkostenplanung übernehmen sollte, kann nicht allgemein festgelegt werden. Beide Abteilungen bringen eine eigene Expertise mit. Die enge Zusammenarbeit und der Einsatz von spezifischen Tools können jedoch dazu beitragen, die Personalkostenplanung effektiver und effizienter zu gestalten. Es liegt letztlich an der Unternehmensführung, die beste Lösung für ihr spezifisches Umfeld zu finden.

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Ralf Schall

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