Plötzlich planen – Der Reiz der Ad-hoc-Planung

Agil trifft ad-hoc

Schon vor einigen Jahren entstand das Zauberadjektiv „agil“ auch im Controlling-Umfeld. Dahinter steckt ähnlich zu Selbstorganisations-Konzepten à la Scrum und Co der Wunsch nach mehr Beweglichkeit im Geschäftsalltag. Denn ein Haltbarkeitsdatum für eine Planung kann es zumindest in einem volatilen Geschäftsfeld nicht geben.

Mehr noch, mit zunehmender Bewegung im Markt, man denke etwa an:

fallende Rohstoffpreise,
neue Gesetzgebung,
neue Wettbewerber,
etc.

kann eine geschäfts-relevante bzw. -bedrohende Situation schneller eintreten als es einem lieb ist. Die Welt hat sich gedreht und viele angenommenen Prämissen oder sogar das Set an vorgedachten Planszenarien passt nicht mehr zur aktuellen Situation des Marktes.

Dann gilt es bestehende Planungen und Forecasts einzumotten und die Steuergrößen ad-hoc neu ausrichten. Die leichte und vor allem schnelle Plan-Anpassung steht damit natürlich hoch im Kurs.

Um es mit den Worten von Bob Dylan zu sagen:

If your time to you is worth savin‘
Then you better start swimmin‘ or you’ll sink like a stone

For the times, they are a-changin‘
Bob Dylan, Januar 1964

Ist das Controlling ready für ad-hoc-Planung

Wer als Planungsverantwortlicher bislang in Planungszyklen von mehren Monaten geplant hat, steht damit vor einer Mammutaufgabe. Und auch Anwender, die noch aufwändige Planungsprozesse mit viel manueller Tätigkeit zum Verteilen und Konsolidieren Ihrer Planung betreiben, kommen dadurch stark ins Schwitzen.

Dass das wahrscheinlich auf einen Großteil der Controlling-Experten zutrifft, wird deutlich, wenn man auf die Zahlen aus der letztjährigen Controlling-Studie mit dem ICV (Internationalen Controller Verein) schaut.

Studienerhebung Update 2 Diagramm 3_2 — **Die Masse der Unternehmen benötigt länger als einen Monat zur Planung.**

Studienerhebung Update 1 Diagramm 1_1 — **Die wenigsten sind in der Lage ad-hoc zu planen.**

Lösungen für ad-hoc-Planung in verteilten Unternehmensstrukturen

Besonders Unternehmen, die dezentral planen (Erläuterung siehe Controlling-Glossar) benötigen neue Lösungen für die Planung. Denn in einem Szenario, bei dem Planzahlen von größeren Teams eingesammelt werden müssen, entstehen für viele Anwenderfirmen große manuelle Aufwände.

Hauptursache ist die häufig noch anzutreffende Plan-Realisierung über den Austausch von Excel-Mappen (83 Prozent der Studienteilnehmer bestätigten den Excel-Einsatz). Wenn zusätzlich die Anzahl der dezentralen Planer (z.B. Verantwortliche für Kostenstellen, Vertriebsmitarbeiter, etc.) groß ist und die Planungsgranularität hoch, ist der Zeitaufwand natürlich eklatant.

Abhilfe schaffen drei elementare Stellschrauben:

Planungstiefe verringern
Planungsprozess erleichtern
Motivierte und mutige Controller

Planungstiefe verringern

Soviel wie nötig, sowenig wie möglich planen. Neben dem Streichen von Planungsgrößen hilft auch die Anwendung von Treibermodellen in der Planung. So können viele Zahlen abhängig von den Geschäftstreibern automatisiert berechnet werden.

Planungsprozess erleichtern

Anstelle der Excel-Mappen-Verteilung bringen zentralisierte Lösungen für die Unternehmensplanung einen enormen Temposchub. Aber Vorsicht, auch bei diesen Tools sollten Sie auf eine unkomplizierte und schnelle Anpassbarkeit des Planungsmodells achten, um die Prozessbeschleunigung und Agilität voll auszuschöpfen.

Motivierte und mutige Controller

Neben Technik und Konzept steht und fällt natürlich jede Planung mit dem Faktor Mensch. Wenn sich Ihre Kollegen am abgestimmten Budget festkrallen oder eine negative Planabweichung als Niederlage empfinden, kommt die schnelle Anpassung an Ihre Grenzen. Hier hilft vor allem eine unternehmensweit geteilte Fehlerkultur. Denn Fehler sind Einladungen zum Optimieren und nichts anderes.