Software Personalkostenplanung: So wählen Sie das richtige Tool

Schnell alle Personalkosten auf einen Blick – klingt gut? Damit Sie immer mit aktuellen Zahlen planen und die Personalkostenplanung kein Langzeitprojekt wird, benötigen Sie ein effizientes Tool bzw. eine effiziente Software, mit der Sie alle Daten rund um Ihre Personalkosten stets zur Hand haben.

Welches Tool eignet sich für die Personalkostenplanung? Wir haben die wichtigsten Eigenschaften, die für eine sichere, agile und nutzerfreundliche Planung wichtig sind, für Sie aufgelistet und stellen Ihnen unsere eigens entwickelte und gehostete Planungssoftware QVANTUM für Ihre Personalkostenplanung vor.

Warum benötigen Sie eine Software für Ihre Personalkosten?

Auf eine Software zu setzen, bringt viele Vorteile mit sich. Darunter:

• Fristgerechte Durchführung der Personalkostenplanung dank automatisierter Datenerfassung
• Komplexität der Daten gerecht werden (insbesondere bei Konzernen)
• Zukünftige Personalentwicklungen simulieren
• Automatische Anpassungen der Plandaten an Tariferhöhungen, Boni etc.
• Lücke zwischen Controlling (Kostenüberwachung) und HR (Personalmanagement) schließen
• Anbindung an Ihre Gesamtkostenplanung
• Engpässe und Überkapazitäten rechtzeitig erkennen

Diese 8 Eigenschaften sollte Ihre Software zur Personalkostenplanung mitbringen

1. Datenanbindung

Gehören Sie zu den Unternehmen, die mit allerlei Insellösungen planen? Ein Tool fürs HR-Management, ein Tool zur Projektplanung, ein Tool für die Finanzen. Wenn Sie ein neues Tool für Ihre Personalkostenplanung einführen, achten Sie darauf, dass Sie mit den Daten, die Sie bisher in den unterschiedlichen Bereichen erfasst haben, arbeiten können. Der Import von Planungsmodellen und Plandaten aus Bestandssystemen oder anderen ERP-Datenquellen sollte mit Ihrem neuen Tool also möglich sein.

Im besten Fall ist Ihre neue Lösung für die Personalkostenplanung kein weiteres isoliertes Tool, sondern Bestandteil einer allumfassenden Software zur Unternehmensplanung. Das verschafft Ihnen Zeit, Transparenz und Kontrolle und spart erhebliche Kosten. Darüber hinaus können Sie, wenn Sie Ihre Produktionszahlen, Vertriebs-, Finanz- und Personalplanung miteinander vernetzen, datengestützte Entscheidungen treffen und sind im Wettbewerb gut aufgestellt.

QVANTUM ist eine einheitliche Planungssoftware für Controller, mit der Sie Ihr Predictive Forecasting, Ihre Kostenplanung, Vertriebsplanung, Absatz- und Umsatzplanung, Budgetplanung, Personalplanung sowie GuV-Planung durchführen – alles zentral in einer Cloud. Sie können zudem nahezu alle Datensysteme integrieren. So werden beispielsweise BI-Lösungen wie Qlik, Tableau, PowerBI oder MicroStrategy mithilfe einer Standardschnittstelle oder offenen REST API angebunden.

2. Geringe Implementierungskosten

Je nachdem, welche Software Sie für Ihre Personalkostenplanung wählen, kann die Implementierung viele Termine, Webinare und E-Mails mit sich ziehen, für die Sie und Ihre Mitarbeiter Zeit und Aufwand investieren müssen. Bei vielen sAnbietern können Sie mit ca. 100 Projekttagen für die Vorbereitung und Implementierung des neuen Tools rechnen.

In der von uns gehosteten Planungssoftware QVANTUM ist Ihr neues Planungsmodell bereits ab 5 Projekttagen einsatzbereit. Unser Onboarding erfolgt dabei in 5 Schritten und bietet Ihnen Gelegenheiten, sich einen ersten Eindruck von der Planung in der Cloud zu verschaffen. Mit der Bereitstellung von Standard Content und aktuellen Standard Dashboards liefern wir die wichtigsten Zahlen, damit Sie sofort losplanen können. Auf Basis Ihrer Anforderungen und Wünsche können wir individuellen Änderungen vornehmen, um unser Planungsmodell und unsere Dashboards passgenau auf Ihr Unternehmen abzustimmen.

3. Schnelle Implementierung

Wenn Sie über eine neue Software für Ihre Personalkostenplanung nachdenken, achten Sie unbedingt darauf, dass diese schnell einsatzbereit ist. Für gängige Lösungen ist ein großes Projekt mit externen Beratern erforderlich – hier vergehen oft Wochen oder Monate, bis das Tool live ist und Sie mit Ihrer Personalkostenplanung beginnen können.

Im Gegensatz zu den gängigen Tools wird QVANTUM einfach im laufenden Prozess implementiert und ist innerhalb weniger Tage startklar. Und das ohne E-Mail-Ping-Pong, Fortbildungen und externe Fachkräfte. QVANTUM liefert Ihnen maßgeschneiderte Modelle und Vorlagen für Ihre individuellen Use Cases. Einen ersten Einblick erhalten Sie in unserer kostenlosen Testversion.

4. Flexible Anpassung

Bei einer hohen Fluktuation, neuen Änderungen von oben oder rasantem Wachstum, wie es etwa bei einem Start-up der Fall ist, ist es nützlich, wenn Sie Planungsmodelle und Formulare im Rahmen der Personalkostenplanung in der Software leicht und ohne hohen Aufwand anpassen können.

In einer cloudbasierten Planungssoftware wie QVANTUM müssen Sie Ihre Daten lediglich erfassen und Rechenlogiken vorgeben. Die Zusammenführung verschiedener Plandaten sowie die Anpassung bei Änderung der Vorgaben erfolgt automatisiert. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Reportingformulare ohne Eingabemöglichkeiten zu erstellen, um beispielsweise die Top-down-Planung mit der Bottom-up-Planung zu vergleichen. Schauen Sie sich Ihre Soll- und Ist-Planung jederzeit an, um zu prüfen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind bzw. ob die Kosten zum Budget passen.

5. Einhaltung der Datenschutzrichtlinien

Software? Wann sind unsere Daten wirklich sicher? Vielleicht haben Sie sich das auch schon gefragt. Damit jeder Planer nur die Daten sieht, für die er verantwortlich ist, ist eine zielgenaue Rechtevergabe in Ihrer Software erforderlich. Denn anders als bei Excel werden hier alle Daten zentral in der Cloud erfasst.

Durch eine saubere Datentrennung (Mandantenfähigkeit), DSGVO-konforme TOM (Technische und Organisatorische Maßnahmen) und ein eigenes Hosting im deutschen Rechenzentrum der Buhl Data GmbH ist der Schutz Ihrer sensiblen Daten bei QVANTUM jederzeit sichergestellt. Das Beste ist: Sie können Rollen, Gruppen und Rechte eigenständig verwalten.

6. Selbständige Bedienung

Was Sie nicht möchten, ist, dass sich Ihre Mitarbeiter teuren Weiterbildungen unterziehen müssen oder Sie eigenes IT-Personal einsetzen müssen, um Ihre Personalkostenplanung zum Laufen zu bringen. Bei Tools wie Board oder Jedox können tiefgreifende Änderungen in der Planung nicht ohne IT-Support oder externe Berater umgesetzt werden.

Eine Software-as-a-Service wie QVANTUM ist dagegen für die alltägliche Nutzung Ihrer Anwender ausgelegt. Dank einer intuitiven Benutzeroberfläche kann jeder, der über Excel-Kenntnisse verfügt, auch in QVANTUM planen. Formulare und selbst Planungsmodelle können Sie ohne Programmierkenntnisse laufend anpassen.

7. Cloudbasiert

Ihre Software für die Personalkostenplanung sollte cloudbasiert sein. Das erspart Ihnen nicht nur teure Hardware und IT-Kosten, sondern auch die Durchführung aufwändiger Installationen. Zudem sind Sie ortsunabhängig und können mithilfe der Cloud-Software ganz leicht Daten aus allen Abteilungen und Ländern beziehen. Nur Top-down war gestern. Wenn Sie Ihre Personalkostenplanung in der Cloud durchführen, planen Sie agiler und präziser.

Die Personalkostenplanung von QVANTUM ist im Controlling angesiedelt und für den abteilungsübergreifenden Gebrauch ausgelegt – das Controlling behält somit die Fäden in der Hand und sieht immer den aktuellen Stand der Planung. Durch die zentrale Erfassung aller planungsrelevanten Daten können Sie vollständig auf das Verschicken von Excel-Dateien via E-Mail verzichten. Der Vorteil: Sie behalten die Kontrolle und Transparenz über Ihre Daten und stellen sicher, dass Sie datenschutzkonform arbeiten und Ihre sensiblen Daten gesichert sind.

8. Visualisierung in Echtzeit

Damit Sie als Management valide Entscheidungen auf Basis Ihrer Planungen treffen können, benötigt Ihre Software zur Personalkostenplanung agile Dashboards, die Ihnen immer einen aktuellen Überblick über die Kostenentwicklung bieten.

QVANTUM bietet „schlüsselfertige“ Standard-Dashboards mit Übersichten und Kerndaten für das Management an. Diese beziehen sowohl Daten aus der QVANTUM-Unternehmensplanung als auch aus anderen Personalkostenplanungstools, die Sie nutzen. Auf Basis von PowerBI können Sie Ihre Dashboards schnell und einfach anpassen. Dabei fallen für für viele Unternehmen keine zusätzlichen Lizenzkosten an, denn eine PowerBI-Lizenz ist meist bereits in Ihrer Microsoft-Lizenz vorhanden. Dank der aktiven Anbindung an alle QVANTUM-Pläne und der Schnittstelle mit weiteren Planungstools verfügen Ihre Dashboards somit immer über aktuelle Informationen.

Neugierig?

Die QVANTUM-Cloud können Sie ohne Termin jetzt kostenlos testen. Weitere Informationen zur QVANTUM-Software finden Sie in unserem Überblick.