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Kostenstellenplanung auf Excel-Basis

Excel ist das Lieblingstool im Unternehmenscontrolling und ohne Frage eine sehr leistungsfähige Software für alle Aufgaben der Tabellenkalkulation. Die Möglichkeiten zur schnellen Individualisierung von Berechnungstabellen führen im Nu zu guten Datenübersichten und auch Rechenlogiken lassen sich einfach anlegen. Daher verwundert es nicht, dass Excel im Controlling noch sehr häufig die präferierte Software zur Planung ist, etwa zur Abbildung einer Budgetplanung, Kostenplanung oder Vertriebsplanung, ist.

Limitierungen der Kostenstellenplanung mit Excel

Auch wir mögen Excel. Deshalb sind Excel-Templates auch in unserer Controlling-Cloud QVANTUM ein wichtiger Baustein zur Modellierung der Planung.

Kostenstellenplanung mit QVANTUM


Innerhalb der dezentralen Planung stößt Excel jedoch an seine Grenzen. Typischerweise beginnen Sie als Planungsverantwortlicher, eine oder mehrere Planungstabellen zu entwerfen, diese an die verschiedenen Kollegen zu versenden und anschließend wieder mühselig einzusammeln und manuell zusammenzufügen. Ein ziemlich aufwändiger Prozess und eine zudem sehr fehleranfällige Methode. Die planungsrelevanten Zahlen werden von unterschiedlichen Personen und das oft über Abteilungs-, Gesellschafts- und Ländergrenzen hinweg gegeben. Welche Risiken dieser sogenannte Excel-Weitwurf mit sich zieht, lesen Sie in unserem Fachartikel aus dem BI Magazine.

Kostenstellenplanung: Mit Excel in der Cloud

Genau hier setzt unsere Controlling Cloud Lösung QVANTUM an. Denn bis zur Verteilung der Planungsmasken haben Sie bereits alles richtig gemacht und diese Arbeit soll auch nicht umsonst sein. Doch die im nächsten Schritt erforderliche dezentrale Datenerfassung können Sie jetzt bequemer in der Cloud realisieren. Die Einrichtung einer solchen Controlling Cloud lässt sich mittels eines übersichtlichen Excel-Templates bewerkstelligen, das Sie einfach mit den Meta- und Bewegungsdaten Ihrer bestehenden Excel-Planung füllen können.

Als Excel-Profi können Sie das einfach selber bewerkstelligen. Das fertig ausgefüllte Template laden Sie nun in die Cloud und schon ist Ihre individuelle Cloud-Lösung vorkonfiguriert und die ersten Planungsmasken stehen für Ihr Team bereit. Auf diese Weise sparen Sie viel Zeit, die Sie sonst bei der Implementierung im Rahmen eines größeren BI-Projekts investiert hätten.

Planungsmodellierung mit der Controlling Cloud QVANTUM, Beispiel Modellimport mit Excel
Screenshot der Controlling Cloud QVANTUM: Upload des Planungsmodells

Die Planung startet in der Cloud

Ihre Planung kann nun jederzeit für das Planungsteam freigegeben werden. Nach dem Startschuss erhält jeder Planer einen eigenen Zugangslink inkl. initialer Login-Daten per E-Mail. Mit diesem Zugang können die Planer sich nun per Browser und ohne jegliche Software-Installation in ihre individuelle Planungsmaske einloggen und mit der Plandaten-Eingabe starten. Als Verantwortlicher können Sie sich nun zurücklehnen und abwarten bis alle Plandaten Ihrer Kollegen erfasst wurden.

Als erstes erstellen Sie als zentraler Planer die Planungsformulare für die dezentralen Planer.

QVANTUM Screen des zentralen Planers
Planungsansicht des zentralen Planers

Anschließend erhalten die dezentralen Planer eine E-Mail mit der Einladung zur Planung.

Einladung zur Planung für die dezentralen Planer

Nehmen die dezentralen Planer die Einladung an, erhalten sie eine Ansicht der Formulare, in denen sie arbeiten können.

QVANTUM Screen zur Planeingabe
Dateneingabe der dezentralen Planer

Die Zusammenführung der Planungsdaten erfolgt vollautomatisiert über das System. Das Ergebnis, ein fertiger Excel-Bericht, wird Ihnen entweder in Form einer finalen aggregierten Planung für Ihr gesamtes Unternehmen oder aufgeschlüsselt nach verschiedenen Gesellschaften bzw. Geschäftsbereichen zum Download angeboten.

Natürlich können Sie dann im finalen Ergebnisbericht auch mit den Ihnen bekannten Visualisierungsfunktionen von Excel arbeiten, damit Sie die wichtigsten Daten beispielsweise für ein Management-Meeting visuell aufbereiten können.

QVANTUM Screen Berichte
Berichte zur Kostenstellenplanung

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