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Controlling Fachartikel „Sprungkraft“

BI Magazine Fachartikel 02 2018

Der Fachartikel Software Unternehmensplanung ist erschienen im BI Magazine, Rubrik „Cloud im Controlling“ (Juni 2018)

Wie lässt sich der Absprung von der traditionellen, auf Excel basierenden Unternehmensplanung ohne ein aufwendiges Implementierungsprojekt realisieren?

Ein neuer Cloud-Ansatz macht es möglich.

Ein wichtiger Haken an dieser tiefen Beziehung ist, dass Excel ab einer gewissen Teamgröße an seine natürlichen Grenzen stößt. Das gilt vor allem im Rahmen dezentraler Planungsaufgaben, also beispielsweise im Vertriebscontrolling, wo viele verschiedene Verkaufsregionen und –verantwortliche beteiligt sind oder im Bereich einer Kostenplanung.

Das am häufigsten eingesetzte Tool für die Unternehmensplanung ist immer noch die Kalkulationssoftware Excel – vor allem im Mittelstand, aber auch in größeren Firmen. Denn damit können die Anwender ihre Planungsberichte sehr einfach aufbauen und generieren in kurzer Zeit Ergebnisse. Selbst komplexe Planungszusammenhänge lassen sich umsetzen. Und Controller bevorzugen diese Software einfach.

Bei einer solchen Konstellation wird der typische Planungsprozess mit Excel recht kompliziert: Die Mitarbeiter der zentralen Planungsabteilungen teilen die Gesamtplanung in unterschiedliche Tabellen auf und verschicken diese per E-Mail an die Geschäftseinheiten. Wenn die Planung in den Abteilungen abgeschlossen ist, werden die Zahlen wieder eingesammelt und meist in mühseliger Handarbeit zu einer zentralen Aufstellung für das gesamte Unternehmen zusammengeführt.

Die Excel-Herausforderungen.

Diese verbreitete, auf Excel fußende Planungspraxis wird indes höchst riskant, sobald die Anzahl der Planungsverantwortlichen im zweistelligen Bereich oder sogar höher liegt. Dann verursacht dieser Prozess folgende organisatorische und technische Schwierigkeiten:

1. Zugriff auf die aktuellen Zahlen.

Da die Tabellen als Einzeldateien auf die beteiligten Personen verteilt sind, ist ein Zugriff auf den aktuellen Stand aller Planungen
nicht sichergestellt. Wenn einer der Experten zum Beispiel aus Krankheitsgründen ausfällt, können seine Kollegen im schlechtesten Fall nicht auf die Datei in seinem persönlichen lokalen Arbeitsbereich zugreifen. Der Planungsprozess wird so ausgebremst.

2. Integrität der Berichtstabellen.

Die Stärke von Excel, seine Offenheit in der Formatierung, bringt gleichzeitig auch eine Schwäche mit sich: die unzureichende Datensicherheit. Zwar werden in Excel einige Schutzmechanismen angeboten
(zum Beispiel mittels der Funktion «Blatt schützen»).

In der Praxis freilich erweisen sich
derartige Methoden häufig als zu unflexibel, weshalb sie im Planungsbetrieb selten vorkommen. Diese organisatorische Lücke bewirkt, dass jeder Beteiligte die Tabellen nach Belieben umstrukturieren und beispielsweise um neue Zeilen ergänzen kann.

Was für den einzelnen Nutzer und seine individuelle Teilplanung durchaus nützlich sein kann, führt in der finalen Integration der Gesamtplanung zu gravierenden
technischen Problemen: Die Zusammenführung wird so deutlich erschwert. Für die Mitarbeiter im zentralen Controlling bleibt in diesem Falle nichts anderes übrig, als alle abweichenden Tabellenbearbeitungen einzeln händisch anzupassen.

Dies ist eine höchst unerfreuliche Sisyphusarbeit, die einige Zeit in Anspruch nimmt und zudem die gesamte Unternehmensplanung
aufhält.

3. Zentrale Anpassungen.

Gerade in Konzernen ist dezentrale Planung keine Einbahnstraße: Einmal eingesammelte Plandaten werden in der Zentrale regelmäßig aggregiert und ausgewertet. Anpassungen auf der aggregierten Ebene (beispielsweise ein angehobenes Umsatzziel einer Landesgesellschaft) sind keine Seltenheit, in den meisten Firmen sogar die Regel.

Dazu müssen die modifizierten Ziele aus der Top-Level-Planung nachträglich auf den unteren Ebenen abgebildet werden – zum Beispiel die einzelnen Posten der Vertriebsplanung in den Landesgesellschaften. Nur so bleibt die gesamte Planung in sich konsistent und valide.

Das bedeutet aber, dass erneut eine Sammlung von Excel-Mappen angepasst und für jede dezentrale Einheit auf den Weg gebracht werden muss. Neben dem zusätzlichen Zeitaufwand für die Distribution und spätere Einsammlung der Tabellen kristallisiert sich bei Excel eine gravierende technische Einschränkung heraus: Für die automatische Rückrechnung – beispielsweise des Umsatzziels auf die Einzelposten der Vertriebsplanung – wird eine aufwändige Individualprogrammierung benötigt oder durch eine zu große Anzahl von Formeln in vielen einzelnen Zellen abgebildet.

4. Konsistente Rechenlogik.

Ein weiteres Problem ergibt sich dadurch, dass die angesprochene Rechenlogik des Planungsmodells (also zum Beispiel hinterlegte Formeln für abhängige Planwerte) redundant in jeder verteilten Excel-Tabelle enthalten sein muss. Wenn sich aber im Laufe der verteilten Planung Änderungen der Planungslogik ergeben, müssen auch diese Anpassungen in jedes einzelne Dokument eingepflegt werden. Im umgekehrten Fall – ein einzelner Planer ändert die hinterlegten Formeln in seiner eigenen Tabelle – können sich unbemerkte Rechenfehler einschleichen oder logische Widersprüche entstehen, die die gesamte Aggregation blockieren. Darüber hinaus

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