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Bottom up gehört zum guten Ton im Controlling
Die Bottom-Up Planung ist eine etablierte Methode, die in den meisten Unternehmen genutzt wird. So stellte die Studie „Unternehmensplanung als Gemeinschaft lösen“ fest, dass Unternehmen in DACH zu 75% im Gegenstromverfahren arbeiten und 21% sogar ausschließlich Bottom-Up Daten von Kollegen erfassen.
Im Fachartikel aus dem BI Magazine können Sie einen noch umfassenderen Einblick in die Studienergebnisse erhalten.
Entscheidend ist also nicht die Frage „Ob?“ sondern wie und wann bottom up geplant wird. In diesem Beitrag wollen wir uns vor allem der Zeitdimension widmen.
Der richtige Anfang zählt
So wie Sie ein Haus nicht vom Dach zum Keller bauen sollten, so sollten Sie man auch im Rahmen einer Planung idealer Weise von unten (bottom) anfangen. Deshalb ist es ein großer Unterschied, ob ein Unternehmen mit der Top-Down Planung beginnt. Oder ob die dezentralen Abteilungen mit der Planung beginnen und die Unternehmensführung nachträglich die aggregierten Zielwerte nach oben oder unten korrigiert.
Beide Methodiken sind legitim. In den meisten Unternehmen startet die Planung im Gegenstromverfahren immer von der Spitze. Dass dieser Prozess auch umgedreht werden kann und die dezentralen Planer den Prozess starten, ist für viele Controlling-Verantwortliche vermutlich undenkbar.
Vorurteile wie „da wird dann nur ohne Ambition geplant“ oder „ohne Zielvorgaben plant jeder wie er will“ gehen evtl. auch Ihnen gerade durch den Kopf. Neben der Tatsache, dass die wenigsten eine initiale Bottom-Up Strategie je ausprobiert haben, werden die deutlichen Vorteile dieser Methode oft nicht gesehen.
Das spricht für die Bottom-Up Methode
Kaum ein Wort ist in der Geschäftswelt in den letzten Jahren häufiger anzutreffen als der Begriff „Volatilität der Märkte“. Und es stimmt, branchenübergreifend ist es für Unternehmen schwieriger die immer häufigeren Schwankungen im Markt vorauszusehen. Und mit der zeitnahen Reaktion auf z. B. Währungseinbrüche, Gesetzesänderungen oder neue Konsumententrends sind viele Firmen überfordert.
Die Lösung heißt „Agilität“ in der Planung. Das bedeutet vor allem, dass eine progressive Planung nicht mehr nur in festen Zeitintervallen betrieben werden kann. Der Trend heißt „ad-hoc planen“. Geplant wird nach diesem Credo nicht mehr nur einmal im Jahr, Quartal oder Monat, sondern immer dann, wenn die Marktsituation es erfordert.
Und wer kennt in Ihrem Unternehmen die Lage am Markt besser als die Kollegen in den operativen Einheiten. Dieses Wissen gilt es für eine Ad-hoc Planung frühzeitig zu nutzen. Beachten Sie, dass es nicht zentral um einen Prozess zur Datenübertragung oder -berechnung geht. Die Planung hat die Aufgabe Geschäftsentscheidungen vorzubereiten oder zu treffen.
Neben der technischen Herausforderung müssen sich dafür vor allem Menschen miteinander über Zahlen verständigen und committen. Wenn Planung nur von oben angeordnet wird in Form von „diese Zahlen gilt es zu erreichen“ sinkt die Identifikation mit den Zielen. Die Bottom-Up Methode ermöglicht die höhere Motivation Ihrer Kollegen. Die Experten in den operativen Bereichen Ihres Unternehmens fühlen sich so stärker beteiligt an der Entscheidungsfindung.
Und Bottom-Up Planung muss eine Top-Down Planung im Gegenstromverfahren nicht ausschließen. So wie in einer konstruktiven Diskussion sollten stets mehrere Meinungen und Perspektiven miteinbezogen werden. Natürlich ist dabei auch der Gesichtspunkt der strategischen Planung durch das Top Management gefragt. Darüber hinaus lässt sich mit Vergangenheitswerten (durchschnittliche Ist-Daten) eine hilfreiche Orientierung zur operativen Planung bieten.
Durch das starke Gewicht auf das Bottom-Up Verfahren wandelt sich die Planung von einer gefühlt lästigen Pflichtaufgabe zu einem konstruktiven kommunikativen Austausch Ihrer Mitarbeiter über die Unternehmensziele.
Technische Anforderungen an Bottom up Planung
Excel ist immer noch das am meisten verbreitete Werkzeug für die Planung. Die Studie „Unternehmensplanung als Gemeinschaft lösen“ spricht von insgesamt 84% bei den DACH Unternehmen. Betrachtet man zusätzlich, dass über die Hälfte aller deutschsprachigen Unternehmen in größeren Teams von mehr als 10 Planungsverantwortlichen arbeitet, so ist die technische Hürde schnell ausgemacht.
Denn ab einem Planungsteam von 10 Personen hat das sogenannte Excel-Weitwurf-Prinzip entscheidende Nachteile. Es kommt zu folgenden schwerwiegenden Problemen für das Controlling:
- aufwändiges und fehleranfälliges Zusammenführen der Excel-Mappen
- erneute Verteilung der Excel Mappen nach Modellanpassung
- niedrige Transparenz durch verteilte Datensätze auf lokalen Arbeitsmaschinen
Entsprechend kann Excel nicht die Lösung für ein Planungsteam sein. Nötig ist eine einfache Möglichkeit zur dezentralen Plandatenerfassung ohne ein großes BI Projekt. Diese Möglichkeit bieten wir Ihnen mit unserer Software as a Service QVANTUM aus der deutschen Cloud.
Mehr zu den Vorteilen und den Use Cases von QVANTUM erfahren Sie im 2-Minuten-Video.
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